苏婷
秘书，什么是秘书？在现代西方国家，秘书主要指的是一种职位或职业，以及具有此职位、从事此职业的职员、人员，包括秘书、书记、干事、负责日常事务的人。所以，在美国的职业分类中，秘书被划入“一般管理、文书、事务”这一职业大类。我国现代“秘书”一词的概念是从国外引入的。自20世纪80年代初，我国当代秘书学研究起步，对秘书的定义至今尚有争议，但是，一般认为，秘书是“掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员”。
秘书工作的产生需要两个社会条件，即有了社会组织的领导部门、有了文字与公务文书。秘书工作是领导部门的辅助性工作，因此，只有出现了领导部门，才会随之产生秘书和秘书工作。文字是人类进入文明社会的标志，是表意的工具，也是书写文书的先决条件。文书是人类在社会实践中形成的材料，它只有在文字出现后才可能产生。社会组织的领导部门为了颁布命令、制定规章制度、记录事件，以便实施管理，需要制作文书，由此产生了公务文书。公务文书需要有人拟制、处理、颁布、保管，由此产生了以文书工作为主要业务之一的秘书和秘书工作。
在原始社会公社时期，部落首领身边出现了近身辅助的秘书人员。在当时，一个氏族集中居住于一个村落，地域小，人口少，公共事务简单，凡是交流情况，互通信息，通过交谈既能办到。如果需要决定重要问题，往往在村落中央的公共房屋中商议而定。因此，首领运用口语即能了解情况、表示意见、发出指令，这些意见、指令即能很快传遍整个氏族。所以，这时的管理工作中对公务文书的要求尚不迫切，秘书工作也未产生。
夏朝是秘书工作的萌发时期。夏朝一开国，就产生了公务文书。由于夏是废除禅让制而建国的，故遭到维护禅让制者的强烈反对。因此，夏朝开国之初，战争频繁，其公务文书也大多是讨伐敌方的军事动员令。如《尚书》中所收录的《甘誓》。夏代末年，商汤征伐夏桀时，战前也发布了急问，即著名的《汤誓》。这些以帝王名义发布的命令，格式相同，都是先谴责敌方违逆天命，罪恶深重，己方秉承天意，予以剿灭，将征讨神圣化、合法化，然后激励将士奋勇拼命，勇猛者赏，违命或贪生怕死者严惩。其文字虽简略，但中心突出，措词干净利落，明快有力，富有气势和鼓动力，且已有了文体名称“誓”。因此，可以看出，夏朝的这种文书已经是一种比较规范的古代公文。史载，夏代末代帝王桀荒淫昏暴，亡国在即，太史令终古取出宫藏“图法”，展示于桀而哭谏。“图法”当是宫中的重要档案，终古则是保管这类档案的官员。
商朝是秘书工作的形成时期。至今，甲骨文已经出土15万多片，研究成果表明，由于商王敬天信神，凡事必先占卜询问天意，所以在商朝有了大量的甲骨文卜辞。卜辞的内容以商王的活动为中心，主要是自武丁至纣王约150年间的事情，涉及政治、经济、军事、文化、社会组织、风俗习惯、科学技术等方面，是殷商王室活动的真实记录，较全面地反映了当时的社会状况。卜辞具有其基本结构，大致可以分为四个部分：前辞、命辞、占辞、验辞。从体例来看，这类卜辞有时间、事由、占卜者姓名、办法、措施、验证结果，已经形成格式；从内容来看，它以记录商王活动为中心，并出现了类似请示、报告的上行文。它初步具备了文书的基本要素，所以，称其为甲骨文书。而后，商朝还出现了简牍文书和金文文书。简牍文书的对象主要是商王祭祀向臣民发布的命令和征讨敌人的动员令，褒扬臣下的颂书；臣下上告商王的文书。金文文书的字体类似甲骨文，已经初步具有史书的性质。但是，商朝的青铜器主要是为了使用，故金文文书不多。商朝的公文文体主要有誓、诰、训。
西周时期的甲骨文绝大部分是贞卜文书，主要是文、武、成、康、昭、穆六王时期所制，尤以武、成、康三王时期的为多。由于周人重人治轻鬼神及书写材料的演变等原因，甲骨文书为简牍文书和金文文书所逐渐替代，趋于淘汰。西周青铜器主要供勒铭记事，其刻辞字数增多，记事加详，具有明显的史书性质。春秋战国时期的金文文书大为减少，其功能也从以歌功颂德为主转为以颁录法典和记载史实为主。西周时期，日常文书都刻写于简牍上。简牍文书的内容包括帝王、官员的命令、文告、书信、簿册、典籍等。春秋战国时期开始用缣帛（丝织品的一种，类似今天作画用的素绢）制作文书，称之为缣帛文书。缣帛文书和金文文书、简牍文书完全不同，它柔软光润，书写时容易着墨，可依据文书的长短，随意裁取篇幅，又能任意折叠或卷拢，便于运转、阅读、收藏，也不会散乱，它的出现，是文书工作中的一个进步。但是由于缣帛制作工艺复杂，产量有限，成本过高，所以只能仅限于贵族人群中使用，难以普及，只能作为简牍文书的辅助品。约从西周开始，文书工作产生了一些初步的规则，这些规则主要有：1、文书运转有了初步程序。西周中央政府发布的文书，主要由太史、内史或王宫中的女史拟制，各部门的文书由其秘书拟制；周天子的命令由宰传颁，政府、诸侯、军队及臣民的奏事，由宰接受上呈；中央政府内还设有行夫的官职，负责公务文书的递送。这样，文书的拟制、收呈、颁布、传递都各有专人负责，初步形成了其运转程序。2、根据文书运行方向分类。根据文书的作者、内容、收受对象、目的和运行方向的不同，发展为不同类型的文种。公文文体分为下行文、上行文和平行文。下行文主要包括誓、诰、命、策、典、训、令、檄文；下行文主要包括谟、上书、事书；平行文主要包括盟书、载书、移书、约剂。3、拟文有了规定程序。春秋战国时期，公文拟制产生了程序：起草、讨论、修改、润色四个环节，然后定稿。4、用印制度。印章在西周已经出现，春秋战国之际开始流行，除了政府部门、官员以外，生产、贸易、人事交往等方面也使用印章，将其作为表明身份、证实权力、履行职能、沟通上下的信物。各诸侯国的印章称为玺，它表示周天子赋予的权力。战国时期，各国国君还有虎符，是调动军队的印信。5、公文传递制度。春秋战国时期各国内部和国与国之间频繁的公文往来，促使公文传递制度产生。史载“德之流行，速于置邮而传命”。而且，根据公文的缓急和传递目的地的远近，分别以车、快马传或徒步传送。
秦汉时期，随着封建统一王朝的建立和确立，政务日繁，文书工作量大增，文书载体以简牍为主，缣帛为辅。汉朝出现了纸质文书和铁质文书。从大量出土的秦汉简牍文书和古籍记载中可以看出，秦汉时期，已经建立了一系列文书拟制、处理制度，主要有以下几点：1、行文制度。秦朝政府规定，凡须行文请示之事，必须书面上报，不得口头或托人代办请示。2、书写格式。秦汉的皇命文书书写格式比较自由，但自秦朝始，臣下上呈皇帝的文书格式已经有了严格要求：文首必须自报官职、爵位、姓名，然后写“臣眛死上言”或“臣眛死再拜上言”。到了汉朝，上书者在自己的姓名之前还必须加上“粪土臣”三字，以示卑恭。文尾则写“稽首以闻”或“死罪死罪”，以示对皇帝的敬畏。同时，文书上凡遇有“皇帝”两字，必须换行后抬头、定格书写。3、避讳制度。命令上无论是颁布的制、诏，上呈的奏、议，还是史官的记录，各级政府的文书中，凡遇有皇帝名字中的字和与其读音相似的字，一律以其他字、词代替。4、文书运转程序。从简牍文书中，可以看出秦汉的公文运转已具程序。5、公文校勘制度。秦朝规定，文书草拟完毕，必须校勘，准确无误才能发出；在文书传抄过程中，也必须校勘，以免抄错，并且，校勘后必须做好记录。6、用印制度。秦统一中国后对印章作了整理、划一，规定皇帝之印称“玺”，有六种，百官的印章统称印。7、公文传递制度。秦朝统一后，对文书的传递工作作出了严格的规定。秦汉公文文体分为皇命文书、上行文、各级政府的下行文、平行文、机密文书和公开张贴的文书六大类。其中，皇命文书主要包括制、诏、策书、戒书、诏记；上行文主要包括奏、章、表、疏、议、状、书；各级政府的下行文主要包括告、令、教、敕；平行文主要包括檄移、品约；机密文书主要包括封事、合檄、飞檄；公开张贴的文书主要包括露布、扁书、板檄。
魏晋南北朝时期，文书工作有了重大的发展，公文已经分离成一门独立的文体，有了专门拟制文书的人才，产生了一系列公文制作制度：1、公文用纸制度。桓玄诏令公文须用纸写，并规定重要的公文用加染的黄纸书写，以防虫蛀，一般公文用白纸书写。2、卷轴制度。将写在若干纸张上的一篇公文粘连在一起，成为一幅，在一端粘附上一根细木棍作为轴，将公文自左至右卷拢在轴上，成为一束。3、用印制度。简牍文书的盖印方法为封印，用纸制作公文后，改用朱印。4、骑缝、押缝制度。骑缝即在两张粘连的公文纸的连接处加盖印章，押缝即在两张公文纸的粘连处或公文末尾署名。5、连署制度。即几位官员在同一公文上联合签署姓名，以表示对该公文内容共同负责。6、勾检制度。即稽核皇帝和中央政府颁发的下行文。7、一文一事制度。即一件公文只直叙一件事，不同的事由不混于一文。魏晋南北朝时期的公文文体分为皇帝的下行文、臣属呈送给皇帝的上行文、各级政府的上下行文和各级政府间的平行文。其中，皇帝的下行文包括敕、令；臣属呈送给皇帝的上行文，除了沿用汉代的章、奏、表、疏、议等文体外，还增加了启事和笺；各级政府的下行文包括符、帖；各级政府的上行文包括牒、笺记；各级政府间的平行文包括关、书。
隋唐两代，尤其是唐代，为了保证文书工作顺利进行，制定了全面而具体的法律条文，使文书工作制度化、法律化。唐朝除了制定了文书工作律法外，还形成了一套文书工作制度：“四禁”制度——要求中书舍人遵守的职业规范，即文书工作必须做到保密、及时、不发生差错、不遗忘误事。用纸制度——凡是黄纸为皇帝专用，吏官不准妄用，凡是上表用白麻纸。公文文体主要分为下行文、上行文、平行文。其中，下行文又包括皇帝文书七种（册、制书、慰劳制书、发日敕、论事敕书、敕旨、敕牒），朝廷及地方官衙下行文（堂判、堂贴、宣、劄、扎子、部符、部省扎、符）。唐朝，臣下递呈皇帝的文体，除了沿用以前的表、状、启、牒、议、榜子等外，还有疏、熟状。平行文主要有关、刺、移。
两宋时期的文书工作，较前代又有了很大的发展，文书工作除了继承和发展了上述唐朝的文书工作制度外，还新创了一些制度：1、引黄，即将章、奏、表等文书的内容要点、日月、送达官衙，一一书写于文书的封面或文首。2、公文抬头避讳制度，这一制度始于秦，到宋朝后，规定公文中不但遇到“皇帝”两字，而且遇到“天神”、“官阙”、“行幸”、“皇太子”等该受尊敬的词都需平抬，公文中不但对皇帝的名字要避讳，且有关地名、百姓的姓也要相应更改。3、公文格式，朝廷下令对表、状、奏等公文都规定了统一格式，有一定的程式要求。4、军邮制度，太祖下令建立军邮局，由军邮局传递公文。为了防止泄露，军事文书还采用暗号，备有常用军用短语，只让军事指挥部门和在外作战的将领双方知道。5、保密制度，两宋时期强化了保密制度，制定了严格的处罚条例，还奖励告发泄密者。6、进草，凡是中书遇到紧急公文，中书有权先行处理，然后用黄纸撰状，状背面由宰相、执政押字，进呈皇帝。7、录白，凡是枢密院遇到军政大事，须奏告皇帝，小事则可自行拟定处理办法并上呈，获答复后起草文书，以白纸录送门下省审复，留其底稿。8、录黄、画黄，凡是中书省根据圣意起草诏令后，交门下省审复，重大事情须面奏，得旨后另以黄纸录送门下省，称“画黄”；小事先拟出处理办法，得旨及进呈熟状后，另以黄纸录送门下省，称“录黄”。两宋的公文文体分为皇帝命书、朝廷及地方官衙的下行文、上行文、平行文。其中，皇帝命书包括诰命、御扎、敕、册书、制书、敕书、诏书；朝廷及地方官衙的下行文包括堂贴、宣、劄、扎子、部符、部省扎、符；上行文包括奏状、扎子、榜子、辞、申状；平行文包括咨报、密白、牒。
