卜昱文

摘要：本文从诸葛亮从选用秘书的七条标准、对秘书的参署制度、对秘书的提拔这三个方面来介绍诸葛亮的对秘书的要求，从而指出现代秘书应具有的素养。
关键词：诸葛亮 七条标准 参署制度  当代秘书  素养
     
      诸葛亮是三国时期杰出的政治家、军事家、战略家。有人用“万古云霄一羽毛”来形容他的渊博学识，而诸葛亮的用人之道也有过人之处，别具一格，对后世有很大的借鉴意义。我认为诸葛亮的用人之道意义不但体现在如何选贤任能，而且全面地界定了秘书人员应具备的素养，这值得我们细细推敲和回味。
一、 诸葛亮选用秘书的七条标准
（一）问之以是非而观其志
      “问之以是非而观其志”，就是向对方提出相互矛盾的问题，看对方对是非的判断，从而看对方的思辨能力和将来的志向。这说明了当代秘书应具备准确的判断力，要能够独立的判断是非。什么是主要方面和次要方面、什么是事物的本质和表象、什么是值得推广的经验和需要引以为戒的教训，秘书都要能做出正确的判断分析。
      某公司董事长收到一封有着长年生意往来的代理商寄来的无理信函。看后，董事长感到非常气愤。立即把秘书叫来，说：“真没想到会收到这么不讲道理的信，虽然我们有着长久的生意往来，也只能到此为止了。对这事，我还打算对外公开。”按照这种意思，要秘书迅速复函给对方。这位当天晚些时候或经过一段时间董事长息怒后，将打好的信件，送给他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？”。董事长很自然地说：“算了吧。”这种做法既顾全了领导的面子，又避免了错误的发生。在现代秘书工作中，领导带着情绪做了某些不正确的判断，如果判断力强的秘书就会在这个过程中故意延缓某个指令的传达或者执行某个任务，也许就是这个举措，避免了领导可能犯的错误。
（二）穷之以辞辩而观其变
      “穷之以辞辩而观其变”，就是反复同对方辩论同一个问题，看对方的辩才和机智应变的能力。
      1. 这说明了当代秘书应具备很强的逻辑性和口头表达能力。
      秘书在工作中经常要向上级请示、汇报工作，向下级传达上级的指示、命令在日常接待中与客人交谈等，这些都需要较强的口头表达能力。秘书在说话时应中心突出，表意明确，简洁干练，不要含含糊糊、吞吞吐吐，这需要秘书要有很强的逻辑思维。同时，秘书说话还有十分得体，符合自己的身份。
      局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处李处长给局长写的年度总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔，报告写得洋洋洒洒，声情并茂，令人振奋。但在征求意见过程中，秘书小周直截了当地提出了自己的看法，他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确，原因在于李处长采用的统计方法不正确，应该加权处理的数据没有进行加权处理。而李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上来的数据，进行简单的加减就可以，无须进行其他处理。可是，周秘书自恃自己是学统计学专业的，是科班出身，坚持认为李处长的数据处理不当。惹得李处长很不高兴，脸越拉越长，说了一声：“大家先休息一下”，就端着茶杯出去了。周秘书这才意识到自己的说话方式惹恼了李处长。对于现代职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要。     
      2.说明了当代秘书应具备稳妥处理复杂事的应变能力以及面对突发情况的随机应变能力。
      秘书每日案前百事，要求秘书人员能分清轻重缓急，大事不能误，小事不能忘。面对突发事件时，要沉着冷静，迅速果断地采取措施，不能延误处理。对已经造成的错误，要能够随机应变，将损失减少到最小。
（三）咨之以计谋而观其识
      “咨之以计谋而观其识”，就是请对方就某一个问题出谋划策，提出咨询意见，以看对方审时度势和分析问题的能力。这体现了当代秘书要具有审时度势的预见力和决策力。秘书要能审时度势，不仅要想领导之所想，急领导之所急，还有想领导之未想，急领导之未急。秘书也要具备一定的预见力，对未来作出合理的预测，协助领导进行规划。但秘书毕竟不是决策型角色，而是辅助型角色，所以要把握好度。
      又到年底总结的时候了，秘书李浩然忙碌起来。因为他们处长点名让他负责今年处里的总结，处长要在局里的总结大会上做汇报。与往年不同的是，局里早就明确表示，今年要进行改革，打破奖金发放的平均主义。年底总结，每个处都要上台讲一讲，然后进行评比，哪个处工作做得好，处里人员的奖金就升一级，工作做得不好的，奖金就降一级。俗话说，“做得好不如说得好”。这句话虽然有弄虚作假的嫌疑，但也说明做得好，也要说得好，否则，不了解情况的人怎么知道你做得好呢？因此各个处都较上了劲，除了工作完成出色外，都在年底的报告上下足了功夫。李浩然是北大中文系的高才生，平时写文件就是一把好手。刘处长叮嘱他说：“今年处里的工作是出色的，能不能让局领导满意，就看你的总结报告是否出彩了。”李秘书接到任务后，连着熬了几个通宵，终于写出了一篇洋洋洒洒，既有文采又有深度的总结报告交给处长审阅。处长看了连连点头，非常满意，高兴地说：“今年咱们处这奖金是拿定了。”果然，在全局的总结大会上，李秘书写的稿子让刘处长声情并茂地一讲，获得了全局一致的好评。会后，局长还专门对刘处长说：“老刘，今年你们处的总结不错，很有深度。”刘处长听了很得意。知道内情的人都说这是李秘书的功劳，李浩然得悉后严肃地说：“不能这么说，我只是写了个草稿，最后还是处长定的稿。”秘书是为领导服务的，是领导的参谋和助手，但只起辅助作用，只是“谋”而不“断”。
（四）告之以祸难而观其勇
      “告之以祸难而观其勇”，就是将面临的危险告诉他，看她的勇敢程度和献身精神。这体现了秘书人员要具有知难而进的精神。秘书既要为领导谋事，协助领导进行活动事宜，又要能上通下达，架起领导与下属人员之间的桥梁。秘书要处理的事情非常多，经常要碰到各种各样繁杂的问题，大到安排工作会议，小到处理一些具体矛盾，要讲究工作方法和说话艺术，把事情办妥当。
      这家规模公司不大，总经理办公室只有3个秘书，主任老刘、经验丰富的于雪和小王。这天上午，于雪外出有事。十点左右，市场部有人来电话让小王过去取份材料，她刚走，总经理就来电话，让主任把去年的工作总结送过去。负责文件收发的是小王。主任左翻右翻，怎么也找不到去年的工作总结，于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷霆：“怎么搞的？连份总结也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？”有什么办法？主任沮丧地只好等小王回来。小王刚进门，主任就把自己胸中的怒气全部朝小王头上倾泄：“托您的福，总经理给了好果子吃！你干什么去了？！” 小王想说明，但主任没有给她说话的余地：“废物！饭桶！” 小王怎么受得了这样的委屈，她泪流满面地冲出办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷烟。这时，于雪回来了。安慰主任：“头，实在不好意思，我要是早点回来就好了。”于雪牺牲自己，巧妙地给了主任一个体面地下台阶的机会，作为一个秘书，应该为了自己的上司有甘当“炮灰”的精神。
（五）醉之以酒而观其性
      “醉之以酒而观其性”，就是在开怀畅饮的场合，看其自制力和醉酒以后显示出来的本色。这体现了秘书人员应具备较强的自制力。有的秘书在酒席上或一些公共场合自制力不强、容易冲动，说出机密事项或自曝丑闻等，这些都是大忌。秘书应具有非凡的自制力，不该说的话不说，不该做的事不做，不该喝的时候不喝。
      梁小平被调到公司的人力资源部谢经理那里当秘书，对公司的人事变动她都是早早就知道了，所以大到其他部门的经理、主任，小到普通的职员，见到她，无不想结交结交，以便得到一些内幕消息，所以今天这个请吃饭，明天那个送她点小礼物。梁秘书一开始还知道要遵守职业纪律，坚决推托。可是时间一长，听的巴结讨好之词多了，自己也飘飘然起来，职业纪律早就忘在脑后，不光宴请照吃，礼物也照单全收了。当然，天下没有免费的午餐，她也把她知道的内情告诉对方，当然还不忘叮嘱对方自己知道就行了，千万不要泄漏出去。时间久了，人家背后都称她为人力资源部的“梁二经理”。世上没有不透风的墙，终于有一天出事了。原来公司开发部的李经理因为业绩突出，要被公司派到国外学习一年，回来后就将升为副总经理，那开发部经理的职位就空缺了。本来最有希望升为经理的是研发部的副经理谢辉，他的个人能力很强。但是人力资源部进行了一次民意调查，调查的结果是认为谢辉太强势，与下属的关系不是很融洽，而研发部最需要的是团队合作，因此经理的人选必须是具有很强凝聚力的人。所以最后否定了他，决定从别的部门调一个人过来担任经理。谢辉从梁秘书那里打听到这件事后，非常不满，跑到总经理那里大闹情绪。总经理非常生气，要求人力资源部经理彻查到底是谁走漏风声，最后终于查到了梁秘书。可想而知，梁秘书最终的结局是被公司“炒了鱿鱼”。人力资源部的经理因为管理下属不严，也受到了严厉的批评。秘书，顾名思义，就要严守秘密。保守秘密，是当代秘书必具素质之一。
（六）临之以利而观其廉
      “临之以利而观其廉”，就是让对方面临有利可图的机会，看对方是否廉洁奉公。这体现了秘书人员应具有遵纪守法、廉洁奉公的素质。秘书必须遵守职业纪律和相关的法律、法规，在职业活动中坚持原则，不利用职务之便、假借领导名义以权谋私。
      秘书高女士，她先在一家公司任秘书工作，工资虽然不高，工作却还轻松，每天没有多少活可干。但高女士耐不住闲，就在工作时间用公司电话给外省的亲友打长途交谈。她原以为公司查不出来。哪知到三月底，她的上级拿了一份长长的电话账单来找她，问她是不是私人电话。没有办法，这个秘书都承认了，但又说她不知道不能从公司挂私人电话。她的上级正言厉色地对她说：“那我现在告诉你，你再从公司打私人电话，一律由你自己付钱。”过了几天，就以节约开支为名把她辞退了。高女士后来又找到一份秘书工作，公司比以前的大，待遇也更好一些，按理说应该很满意了。虽说有前车之鉴，但她却照样给外省的亲友挂长途电话。后来她的女主管拿了账单去找她时，她还有备无患、理直气壮地说道：“我是为了给公司联系业务才打这些电话的。”女主管说：“你要联系那么多业务，应当先告诉我一下。请你讲讲看，对方是什么公司?联系人是谁?业务联系得如何?”高女士顿时语塞，终于承认有些电话是打给朋友的，’但仍坚持称目的是请他们帮助联系业务。女主管当时没说什么，第二天就把高女士解雇了。现代秘书给人留下一个利用职务的便利谋取私利的印象，会大大地影响你的职业前途。
（七）期之以信而观其信
      “期之以信而观其信”，就是从与对方约定某件事来看对方是否守信用。这体现了秘书人员应具备恪守信用的素质。秘书必须恪守信用，遵守时间，遵守约定。
二、 诸葛亮对秘书的参署制度
      诸葛亮对秘书的要求除了以上七点之外，还非常注重听取他们的意见，为此，他专门建立了参署制度，让秘书能充分发表意见，实行“纳言行政”。这与现代领导让秘书人员参与、辅助其决策有很大的相似之处。参署制度的主要内容有三条，即“违覆”、“直言”、“进人”。
（一）违覆
       诸葛亮在有名的《与群下教》中向丞相幕府内的秘书、参谋之类的人员反复强调：“参署”者应以国家利益为重，不避小嫌，不惮“违覆”。“违覆”，“违”者，背也，即与上司的意见相背离；“覆”者，反也，即把首长批示过的公示反回来，要求重新审查。违覆，就是鼓励秘书和幕僚们多动脑筋，多提不同意见，遇事认真对待，不怕反复。这样做的好处自然是很明显的：“违覆而得中，犹弃弊蹻而获珠玉。”意思是说经过反复讨论得出一个结论，就好像丢弃了破草鞋而获得了明珠美玉一般。这体现了秘书应具备有能够寻找领导的失误，有自己的见解并且敢于建言献策的素养。人非圣贤，秘书人员的领导在工作时也没有完美的时候，秘书如果对待一件事有更好的方法或者自己的见解，要敢于用适当的方式提出来。 在适当的时候给予领导适当的意见和想法，能增强秘书人员的不可替代性。
（二）直言
      “直言”，即要求秘书直言不讳，凡发现主官的言行有不当之处，及时指出，以避免过失。诸葛亮在《称胡济教》中提到的四位下属中，崔州平能指出诸葛亮的“得失”，徐庶能使诸葛亮受到“启诲”，董和能言尽，胡济能“谏止”，这几个人虽各自情况不同，但都有一个共同特点，那就是“直言”。而“直言”便是诸葛亮对秘书及下属人员的第二个要求。这也体现了当代秘书人员应具有用适当的方式直言的素养，这有利于弥补领导的领导的不足，修正领导的过失，使自己尽可能的发挥自己的作用。
（三）进人  
      “进人”，即要求秘书人员主动向领导推荐人才。秘书人员在领导身边工作，了解全局情况，知道各种人才的需求，且他们经常与下属部门联系、接触，比较熟悉各种人才，因此秘书推荐人才是可行的，并且效果较好的。在人才资源的开发日益引起人们重视的情况下，通过秘书和办事机构发现人才和推荐人才，更是常见，所以这要求当代秘书人员要具有善于观察、能够掌握全局的素养。
三、 诸葛亮对秘书的提拔
      秘书岗位是个培养、造就、储存、输送人才的场所，诸葛亮深明此道，不但发挥秘书的主观能动性，积极培养秘书。而且，当发现秘书具备了独当一面或有独特才干时，就大胆提拔，破格使用。这使有才干的秘书能发挥更大的作用，有益于国家；另一方面，使更多的秘书终于职守，努力工作，刻苦锻炼自己的才干，以具备条件去发挥更大的作用。在现代，秘书岗位也是秘书人员的平台，秘书人员在这个平台上尽忠职守并且发挥自己的才能，提高自己的能力，是金子总发光，有才干的秘书会借着这个平台越爬越高。所以，当代秘书人员应秉承着时刻学习的态度，尽自己最大的努力做好自己的工作，提高自己更方面能力，并且要抓住机会，不要与自己晋升的机会错过。
      诸葛亮曾说，主管需要好的僚属，就像房子需要好的柱子一样，柱子以端直为佳，僚属以忠直为好。栋梁之材要到森林里去寻觅，而忠直的人才也要细心选拔。诸葛亮以他的用人之道选拔和任用了一批到像蒋琬、杨洪、何袛这样优秀的秘书人才。他提出的选贤任能的标准，在今天看来仍不过时。它概括了选拔秘书人员的条件，也就全面地界定了秘书人员应当具备的素养，希望秘书们能从他对秘书的要求中受到启发，提高自己的素养。